Zeiterfassung von Arbeitnehmenden: So geht’s richtig

Die korrekte Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermassen wichtig, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und faire Arbeitsbedingungen zu schaffen. Was ist dabei zu beachten, welche Informationen müssen überhaupt erfasst werden und was ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung? In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Überblick sowie wertvolle Tipps zur korrekten Umsetzung.

A. Definition der Arbeitszeit

Arbeitszeit umfasst jene Zeit, in der Arbeitnehmende der Arbeitgeberin zur Verfügung stehen müssen. 

Der Arbeitsweg ist grundsätzlich keine Arbeitszeit. Als Arbeitsweg gilt der Weg vom Wohnort zum Arbeitsort. Muss der Arbeitnehmende an einen anderen Ort fahren als im Arbeitsvertrag als Arbeitsort definiert ist und fällt dadurch die Wegzeit länger als üblich aus, muss diese Differenz als Arbeitszeit angerechnet werden. Dies ist etwa der Fall, wenn der Arbeitnehmende direkt auf die Baustelle, zu einem Kunden oder zu einer anderen Niederlassung oder Filiale seiner Arbeitgeberin fährt.

Auch interessant: Infos zum Thema Überstunden gibt es auf unserer FAQ-Seite.

B. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Gemäss Art. 46 Arbeitsgesetz (ArG) sind Arbeitgebende verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen, aus denen die Einhaltung der Arbeitsgesetze und Arbeitszeitvorschriften hervorgeht. Der Betrieb muss die Verzeichnisse oder anderen Unterlagen zur Verfügung halten, aus denen die korrekte Einhaltung nachvollzogen werden kann.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung obliegt den Arbeitgebenden. Die Ausführung darf an die Arbeitnehmenden delegiert werden. Trotz dieser Delegation bleiben die Arbeitgebenden gegenüber den Vollzugs- und Aufsichtsorganen uneingeschränkt in der Verantwortung.

C. Erforderliche Informationen der Zeiterfassung

Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) müssen folgende Informationen in der Arbeitszeiterfassung enthalten sein:

• Die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
• Die gewährte wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
• Die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
• Die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge;

Detaillierte Aufzeichnungen sind also essentiell, und eine blosse Angabe wie "Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet" genügt nicht.

Artikel 73 ArGV1 bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens fünf Jahre aufbewahren müssen.

D. Technische Umsetzung der Zeiterfassung

Vom Gesetz wird lediglich vorgeschrieben, dass eine Zeiterfassung gemacht werden muss und welche Informationen zu protokollieren sind. 

Welche Technologien und Hilfsmittel dafür verwendet wird, steht den Unternehmen frei. Es ist sogar ausreichend, wenn Arbeits- und Ruhezeiten zweifelsfrei aus anderen Unterlagen wie Einsatzplänen oder Leistungserfassungen hervorgehen. Praktisch heisst dies, dass die Zeiterfassung auch ganz einfach auf Papier gemacht werden darf. 

Dennoch ist der Einsatz spezifischer Software empfehlenswert, um die Effizienz zu steigern und die Zeiterfassung als Führungsinstrument zu nutzen.

E. Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung

Gemäss Art. 73a ArGV1 kann unter den folgenden kumulativen Voraussetzungen für bestimmte Arbeitnehmende ganz auf eine Arbeitszeiterfassung verzichtet werden:

• Die Mitarbeitenden verfügen über eine hohe Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Das heisst, sie können weitgehend selber bestimmen, in welcher Art und Weise die Arbeiten ausgeführt und organisiert werden. Das gilt beispielsweise für das Kader und für hochqualifizierte Fachkräfte.
• Sie müssen im Minimum CHF 120'000.- pro Jahr verdienen (bei Teilzeit, entsprechend weniger).
• Die Arbeitnehmenden müssen schriftlich auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet haben.
• Gilt ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV), muss dieser den Verzicht erlauben.

F. Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Unter bestimmten Voraussetzungen kann gemäss Art. 73b ArGV1 die Arbeitszeit vereinfacht werden. In diesen Fällen muss nur die täglich geleistete Arbeitszeit erfasst werden. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen zusätzlich der Beginn und das Ende des Arbeitseinsatzes dokumentiert werden, wobei auf weitere Details verzichtet werden kann.

Folgende zwei Voraussetzungen müssen für die vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Protokollierung lediglich der Anzahl der gearbeiteten Stunden pro Tag ohne detaillierte Angaben) kumulativ erfüllt sein:

1. Autonomie

Die Zeiterfassung darf nur für Mitarbeitende vereinfacht werden, die einen bedeutenden Teil ihrer Arbeitszeiten selbst festlegen können. Das bedeutet, dass sie in Bezug auf die Gestaltung ihrer Arbeitszeit über eine hohe Autonomie verfügen müssen.

2. Schriftliche Vereinbarung

Es ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen einer Arbeitnehmervertretung oder der Mehrheit der Mitarbeitenden und dem betroffenen Betrieb erforderlich. 

Diese Vereinbarung muss festlegen, welche Arbeitnehmerkategorien eine vereinfachte Zeiterfassung durchführen dürfen. Sie muss die Einhaltung der Arbeitszeiten und Ruhezeiten regeln und ein paritätisches Verfahren zur Einhaltung der Vereinbarung vorsehen (gleiche Anzahl von Vertretern seitens Arbeitgeber und Arbeitnehmer). Es gibt zwei Varianten, wobei die zweite Variante nur dann zur Anwendung kommt, wenn die erste nicht zutrifft:

• Existiert in der Branche, zu der der Betrieb gehört, oder im Betrieb selbst eine organisierte Arbeitnehmervertretung (wie Gewerkschaft, Betriebsrat, Personalrat etc.), so wird diese Partei in die Vereinbarung einbezogen.
• Falls der betreffende Betrieb keine organisierte Arbeitnehmervertretung hat, muss die Vereinbarung mit der Mehrheit der Mitarbeitenden getroffen werden. Dies kann praktisch beispielsweise durch die Integration in ein Personalreglement erfolgen, das von jedem Mitarbeitenden bei Eintritt in das Unternehmen zusammen mit seinem individuellen Arbeitsvertrag akzeptiert wird.

Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden

Wenn Betriebe weniger als 50 Mitarbeitende haben (dabei sind übrigens nicht Stellenprozente, sondern Angestellte nach Köpfen gemeint) und eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung einführen möchten, benötigen sie keine kollektive Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und der Gesamtheit der Arbeitnehmenden.

Für Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden ist es erlaubt, die vereinfachte Zeiterfassung individuell mit einzelnen Mitarbeitenden in ihren Arbeitsverträgen zu vereinbaren. Diese Vereinbarung muss schriftlich festgehalten werden. Zusätzlich verlangt das Gesetz in Artikel 73b Abs. 3 ArGV1 als minimales Sicherungsinstrument, dass in einem Jahresgespräch über die Arbeitsbelastung gesprochen und das Gespräch dokumentiert werden muss.

Es ist jedoch zu beachten, dass weiterhin der Grundsatz gilt, dass nur mit Mitarbeitenden eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung vereinbart werden darf, welche ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festlegen können. Dies trifft in der Regel nicht auf das "einfache" Büropersonal zu, welches sich an festgelegte Bürozeiten halten muss. Daher darf mit diesen Mitarbeitenden auch keine vereinfachte Zeiterfassung vereinbart werden.

G. Staatliche Kontrolle der Arbeitszeiterfassung

Die Aufsicht über die Einhaltung der Bestimmungen zu Arbeitszeiten und Arbeitszeiterfassung gemäss dem Arbeitsgesetz liegt in der Verantwortung der kantonalen Arbeitsinspektorate.

Die Zuständigkeit des Inspektorats richtet sich nach dem Standort des Unternehmens, also dem Ort des Arbeitsplatzes.

Hier finden Sie eine Übersichtskarte mit allen Arbeitsinspektoraten und deren Adressen.

Die zuständigen Arbeitsinspektoriate sind auch für die Ahndung von Verstössen durch Unternehmen verantwortlich. Die Sanktionen reichen von Verwarnungen über Geldbussen bis hin zu drastischeren Massnahmen wie der vorübergehenden Schliessung des Unternehmens in besonders schwerwiegenden Fällen.

H. Fazit

Die Zeiterfassung ist von entscheidender Bedeutung, da sie verschiedene Schlüsselfunktionen erfüllt, die sowohl für die Arbeitgeberin als auch den Arbeitnehmer unerlässlich sind. 

Erstens gewährleistet sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten, Ruhepausen und Überstunden. Dies ist von grundlegender Bedeutung, um arbeitsrechtliche Bestimmungen zu respektieren und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Zweitens ermöglicht die Zeiterfassung eine gerechte Vergütung der geleisteten Arbeitsstunden. Arbeitnehmer können auf diese Weise sicherstellen, dass sie für ihre Arbeit angemessen entlohnt werden und erhalten klare Nachweise für Überstunden, Nacht- oder Sonntagsarbeit, die zusätzliche Zahlungen erfordern.

Drittens dient die Zeiterfassung als grundlegendes Instrument für das Arbeitsmanagement. Arbeitgebende können die Arbeitszeit effizient planen, Engpässe identifizieren und die Ressourcen entsprechend den Anforderungen optimal zuweisen. Dies trägt zur Steigerung der Produktivität und Effizienz bei.

Viertens ermöglicht die Zeiterfassung die Förderung einer gesunden Work-Life-Balance. Sie hilft dabei, Überarbeitung zu erkennen und angemessene Ruhezeiten zu gewährleisten. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeits- und Freizeit ist entscheidend für das Wohlbefinden der Arbeitnehmer und die langfristige Leistungsfähigkeit im Beruf.

Insgesamt ist die Zeiterfassung somit ein wesentliches Instrument, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Einhaltung gesetzlicher Normen zu garantieren und das Wohl der Mitarbeitenden zu fördern.

Mehr Informationen finden Sie hier: www.amkb.org.